Reglur
Sjálfvirkar reglur sem framkvæma aðgerðir á málum — úthluta, merkja, breyta stöðu, loka — eftir skilyrðum sem þú setur.
Reglur sjálfvirknivæða endurtekin handtök. Í stað þess að flokka og úthluta hverju máli handvirkt lætur þú Elvo gera það. Hver regla skoðar mál þegar það berst (eða breytist) og framkvæmir aðgerð ef skilyrði eru uppfyllt.
Hvernig regla virkar
Hver regla er einföld jafna: skilyrði → aðgerð.
- Skilyrði — hvenær reglan á að virkjast. T.d. „efni inniheldur reikningur“, „mál barst á
tölvupóst“, „sendandi er með lén
@samskip.is“, eða sambland af mörgum skilyrðum. - Aðgerð — hvað á að gerast. T.d. úthluta á teymi eða starfsmann, breyta stöðu, merkja, eða loka málinu.
Ein regla getur haft mörg skilyrði og margar aðgerðir.
Búa til reglu
- Opnaðu Stillingar → Reglur og smelltu á Bæta við reglu.
- Veldu skilyrðin sem kveikja á reglunni.
- Veldu aðgerðirnar sem eiga að framkvæmast.
- Vistaðu. Reglan tekur strax gildi á nýjum málum.
Reglum er raðað og þær keyra ofan frá og niður, svo röðin getur skipt máli.
Dæmi um gagnlegar reglur
- Beina eftir efni — mál sem innihalda „pöntun“ fara sjálfkrafa til afgreiðsluteymis.
- Forgangsraða lykilviðskiptavinum — mál frá tilteknum lénum fá merkingu og fara fremst.
- Loka sjálfvirkum tilkynningum — staðfestingar- og kerfispóstar merkjast lesnir og lokast strax svo þeir trufli ekki innhólfið.
- Hvíldardaga-svar — mál sem berast um helgar fá sjálfvirkt svar um afgreiðslutíma.
Ábending
Byrjaðu með eina eða tvær einfaldar reglur og bættu við eftir því sem þú sérð hvaða handtök endurtaka sig.
Algengar spurningar
Geta reglur sent svör til viðskiptavina? Já — t.d. sjálfvirkt móttökusvar. Notaðu það sparlega svo svörin verði ekki vélræn.
Hvað ef tvær reglur stangast á? Þær keyra í röð ofan frá; efsta reglan ræður ef þær snerta sömu aðgerð.